Hartiat, raamit, pää ja olkapää lisäävät tutkimuksemme mukaan hankintojen kestävyyttä

Ilmasto- ja muut kestävyysteemat ovat tulleet vauhdilla yhteiskunnalliseen keskusteluun ja myös julkisten hankkijoiden pöydille viime vuosien aikana. Kestävyystavoitteita on nostettu melko mukavasti suomalaisten hankintayksiköiden tavoitteisiin, ja kestävyyskriteereitä käytetään hankinnoissa yhä useammin. Tavoitteiden toimeenpanossa ja onnistumisen mittaamisessa ollaan kuitenkin edetty selvästi hitaammin. Näin on käynyt siitä huolimatta, että työtä julkisten hankintojen kestävyyden parissa on tehty Suomessa yli 15 vuoden ajan.

Suuria muutoksia on vaikea tehdä samaan aikaan fiksusti ja nopeasti, mutta tahtia on kiihdytettävä, jos Suomi haluaa päästä vuodelle 2035 asetettuun hiilineutraalius-tavoitteeseen. Uusimman arvion mukaan julkisiin hankintoihin liittyy nimittäin peräti 47 miljardin euron muutosvoima. Tarve ripeään etenemiseen on tiedostettu myös KEINO-osaamiskeskuksessa, jossa on yritetty kehittää mahdollisimman vaikuttavia ja tehokkaita tukimuotoja yhdessä suomalaisten hankintayksiköiden kanssa.

KEINO-akatemiasta on ollut apua monelle

Yksi toimivaksi arvioitu tukimekanismi on ollut KEINO-akatemia, johon hankintayksiköt ovat tulleet oppimaan, verkostoitumaan ja toteuttamaan oman organisaationsa hankintojen vaikuttavuutta parantavia kehittämistehtäviä. Osa tutkimuksemme tekijöistä on ollut ideoimassa ja toteuttamassa KEINO-akatemiaa. Halusimme kuitenkin ymmärtää vielä paremmin, mistä sen toimivuus johtuu, ja miten sitä voisi kehittää jatkossa. Tätä tarkoitusta varten haastattelimme 24 ensimmäiseen akatemiaan (2019-2020) osallistunutta kunnallisen hankintayksikön edustajaa vuoden 2021 alussa.

Vielä julkaisemattoman tutkimuksemme perusteella merkittäviksi tekijöiksi nousi neljä asiaa:

1. Hartiat: osa hankintayksiköistä kaipasi kehittämistoiminnalleen oikeutusta, joka mahdollistaisi myös suuremmat resurssit.
2. Raamit: sisäiselle kehitystyölle ei välttämättä ole aikataulupaineita, joten akatemiaan osallistuminen tarjosi raamit kehittämiselle.
3. Pää: akatemia antoi kehitystyöhön tarvittavaa tietoa ja työkaluja.
4. Olkapää: kehittäminen yhdessä muiden hankintayksiköiden kanssa oli hyvä mahdollisuus pohtia oman organisaation tilannetta ja mahdollisia ratkaisuja.

Hartiat  - oikeutus kehitystyölle

Ensinnäkin KEINO-akatemia oli antanut hankintojen kestävyyden ja innovatiivisuuden kehittämiselle hankintayksiköissä oikeutuksen ja leveämmät hartiat. Esimerkiksi yksittäisen hankinta-asiantuntijan oli tällöin helpompi viedä kehittämistyötä eteenpäin ja saada myös akatemiaan sitoutettu johto mukaan. Tällaista tukea arvostettiin varsinkin niissä kunnallisissa hankintayksiköissä, joissa kunnan oma sitoutuminen hankintojen vaikuttavuuden kehittämiseen ei lähtökohtaisesti ollut niin vahvaa.

Raamit - aikataulu ja työjärjestys

Toisaalta tärkeää oli, että akatemia tarjosi tietyn raamin ja aikataulun kehittämiselle. Kyse ei enää ollut vain organisaation omasta työjärjestyksestä, vaan akatemiassa pidetyt esitykset, asiantuntijoiden kanssa käydyt valmennuskeskustelut ja osallistujilla teetetyt tehtävät jäsensivät työtä. Se pakotti priorisoimaan kehittämistä, joka muuten helposti jää arjen kiireiden jalkoihin.

Pää - tieto ja työkalut

Kolmantena tutkimuksessamme nousseena asiana olivat KEINO-akatemian tarjoama tietopääoma sekä sitä tukevat työkalut. Tiedon saanti ilmeni tavalla tai toisella lähes kaikissa haastatteluissa, ja sitä voikin pitää varsin ilmeisenä antina, kun kyseessä on esimerkiksi luennoista ja asiantuntijakeskusteluista koostuva kokonaisuus.

Olkapää - yhdessä jaetut onnistumiset ja murheet

Neljäntenä seikkana arvostettiin kuitenkin vertaistukea, ja vertaistuki mainittiin haastatteluissa yhtä usein kuin tieto. Varsinkin pienemmissä kunnissa hankinta-asiantuntijat kertoivat painivansa haasteiden kanssa usein melko yksin. Heille oli helpottavaa huomata, että myös isoissa kaupungeissa saattoi olla samoja ongelmia. He eivät olleetkaan yksin - vaan osa koko maan laajuista hankintojen kehittäjien verkostoa. 

Vertaisten joukko tarjosikin osallistujille eräänlaisen peilin, joka näytti heidän oman organisaationsa paikan kentällä. Monet huomasivat, että vaikka kehittämistä on yhä paljon, joitakin asioita tehdään jo hyvin, ja joissakin asioissa ollaan suorastaan edelläkävijöitä. Näin kävi esimerkiksi Kemin kaupungin kohdalla. Kemin käyttöönottama hankintatoimen ISO-ympäristöjärjestelmä nousi yhdeksi akatemian jälkeenkin esitellyistä parhaista käytännöistä.

Vertaistuella ja akatemiaan luodulla avoimuuden ja luottamuksen hengellä oli myös tärkeä rooli siinä, että osallistujat uskalsivat kertoa rehellisesti keskeneräisistäkin kehittämisprosesseista ja haastavista tilanteista omassa organisaatiossa. Yhdessä keskustelemalla monia esteitä saatiin madallettua ja solmuja purettua. Joihinkin haasteisiin paraskaan tieto tai porukalla puhuminen ei kuitenkaan auttanut - ainakaan nopealla aikataululla. Näihin haasteisiin kuului esimerkiksi monien hankintayksiköiden kokema krooninen resurssipula.

Toimintamallin kehityksen kulmakivet

Lokakuun alussa 2021 käynnistyi jo kolmas KEINO-akatemia, jossa toimintamallia on taas hieman uudistettu palautteen perusteella. Osallistujien ajankäyttöä halutaan helpottaa muun muassa itsenäistä opiskelua tukemalla ja keskittymällä yhteisissä tapaamisissa keskusteluun ja kokemusten jakamiseen.

KEINO-akatemian tarjoamasta kokonaisvaltaisesta mallista voi ottaa oppia, kun jatkossa luodaan kehittämisohjelmia joko hankintojen kestävyyden kehittämisen saralle tai vastaaviin tarkoituksiin. On tärkeää saada kehittämistyöhön mukaan organisaatioiden avainhenkilöitä mahdollisimman laajasti. Samalla toimintamallia voitaisiin yrittää räätälöidä niin, että se vastaisi entistä kohdennetummin organisaatioiden tarpeisiin. Keskeistä olisi myös pitää yllä akatemiassa muodostuneita verkostoja niin, että niiden puoleen voisi kääntyä jatkossakin, sillä yhdessä kehittäminen on paitsi mukavampaa myös selvästi tuloksellisempaa.