Hankintojen muutosta rivi kerrallaan

Olemme saaneet Oulun kaupungissa eri tahoilta palautetta tarjouspyyntöjen ja sopimusten vaikeaselkoisuudesta.  Tarjouspyynnön tekijöitä ovat hämmentäneet useat erilaiset mallipohjat, monimutkaiset tekstit sekä samojen asioiden toistuminen tarjouspyynnön ja sopimuksen eri kohdissa.  

 Tarjoajista erityisesti pk -yrityksillä on ollut ongelmia ymmärtää tarjouspyyntöjä. Tarjoajat tekevät helpommin virheitä, jos teksti on vaikeaselkoista. Hankalat tarjouspyynnöt ovat saattaneet vaikuttaa ikävästi myös kaupungin maineeseen ostajana. On myös Oulun kaupungin etu, että tarjouspyynnöt ovat selkeitä ja saadaan hyviä tarjouksia. 

Perustimme tämän vuoksi kaupungissa keväällä 2020 tehotiimin, jonka tavoitteena oli taklata kyseinen ongelma ja tukea Oulun kaupungin hankintaohjelman toteutumista. Hankintaohjelman yhtenä päätavoitteena on elinvoinnin lisääminen hankinnoilla, mihin kuuluu mm. pk -toimijoiden osallistumisen mahdollistaminen tarjouskilpailuihin. Tähän mekin haimme ratkaisua. Ongelmanratkaisutiimiin työhön kuului niin käyttäjien ja kilpailuttajien näkökulman kartoitusta, strategisen kehitysotteen soveltamista, kuin juridistakin pohdintaa.   

 Projekti tuntui alussa isolta urakalta, mutta tartuimme porukalla härkää sarvista ja lähdimme muuttamaan asiakirjoja rivi kerrallaan. Saimme aikaiseksi kuuden nyrkkisäännön listan, jonka avulla uudistimme Oulun hankintojen tarjous- ja sopimustekstejä. Tarjouspyyntö ja sopimustekstien nyrkkisäännöt ovat:  

1. Oleta, että lukija on koomassa  

Lähtökohtanamme on, että tarjouksen tekijä tekee tarjoustaan väsyneenä päivätyön päätteeksi. Tarjoaja ei välttämättä jaksa tehdä tarjoustaan loppuun saakka, jos se on liian vaikea, ja virheitäkin tulee.   

2. Jos et ymmärrä lausetta, ota se pois  

Tarjoaja ei useinkaan ole juridiikan tai hankinnan ammattilainen, joten tarjouspyynnön tekstit tulee kohdistaa maallikkolukijalle. Jos me hankintojen ammattilaisetkaan emme saa selkoa tekstistä, ei sitä ymmärrä kukaan muukaan.   

3. Kirjoita lyhyitä selkeitä lauseita, muista KISS -periaate (Keep It Simple, Stupid)  

Lyhyet lauseet on helppo lukea ja ymmärtää. Helppolukuisiin kysymyksiin tulee myös oikeita vastauksia.   

4. Sinun ei tarvitse selostaa hankintalakia  

Tarjouspyynnössä tarvitsee olla vain tarjoajalle olennaisia asioita. Jos teksti löytyy jo jostain oikeuslähteestä, sitä ei tarvitse avata tarjouspyynnössä uudestaan. Voit viitata lähteeseen, tai laittaa linkin.  

5. Saat käyttää ranskalaisia viivoja  

• Ranskalaiset viivat ja numerointi auttavat sinua jäsentämään asiaa  

• Selvennät tarjouspyynnön visuaalista ilmettä  

• Parannat helppolukuisuutta ja lukijan ymmärrystä  

6. Vältä toistoa  

Ristiriitaisuuksien todennäköisyys lisääntyy, jos samat asiat kerrotaan useassa eri paikassa. Päätä, kuuluuko asia tarjouspyyntövaiheeseen vai sopimuskaudelle, ja valitse tekstin sijoituspaikka sen mukaan.  

Lista on vapaasti hyödynnettävissä ja ladattavissa alta myös hankintakeinon lukijoiden käyttöön. Suosittelemme jopa rohkeasti vastaavanlaisen projektin käynnistämistä omassa kunnassa, kaupungissa tai virastossa. Vaikka tarjouspyyntöjen kehittäminen on ikuisuusprojekti ja sen aloittaminen voi tuntua vaikealta, projektin voi paloitella pieniin palasiin ja tehdä organisaatiorajat ylittävää yhteistyötä. Pienellä, innokkaalla ja tehokkaalla tiimillä saa usein hyviä tuloksia. Tärkeintä työssä on käyttäjälähtöisyys ja rohkea asenne. Tekstiä ei tarvitse kopioida säädöksistä, vaan kirjoittaa se niin, että ymmärtää sen itsekin.  Muutos on välttämätöntä ja kehittämistä tulee tehdä suunnitelmallisesti.   

 Uskaltakaa kokeilla, testata käytännössä ja tehdä tarvittavat muutokset. Näillä eväillä pääsee jo hyvään alkuun!  

Lataa tarjouspyyntö- ja sopimustekstien nyrkkisääntölista tästä

Kirjoittajat

Päivi Kynkäänniemi toimii Oulun kaupungin hankintalakimiehenä.  

Suvi Mäkelä toimii hankinta-asiantuntijana Monetralla ja on Pohjois-Pohjanmaan KEINO-muutosagentti.  

Krista Piippo toimii hankintasuunnittelijana Oulun kaupungilla.