Digisparraus – case Suomenlinnan hoitokunta

Suomenlinnan hoitokunta osallistui KEINOn tarjoamaan digisparraukseen, jossa asiantuntija tukee hankintayksikköä digihankinnan valmisteluvaiheessa. Hankinnasta ja digisparrauksen havainnoista kirjoittavat Suomenlinnan hoitokunnan varastomestari Aleksi Pulli ja digisparrauksesta vastaava asiantuntija Marjukka Niinioja. 

Digisparrauksen kohteena varastonhallintajärjestelmän hankinta

Suomenlinnan hoitokunta on opetus- ja kulttuuriministeriön alainen valtion virasto, joka restauroi, ylläpitää, esittelee ja hallinnoi Suomenlinnaa. Virastossa on neljä yksikköä: restaurointipalveluissa suunnitellaan restauroinnit, perusparannukset sekä täydennysrakentamiset ja kehitetään kulttuuriympäristöä, kunnossapitopalveluissa vastataan kiinteistöjen kunnossapidosta sekä ympäristönhoidosta, maailmanperintöpalveluissa palvellaan matkailijoita sekä maailmanperintökohteeseen liittyviä sidosryhmiä ja hallintopalveluissa tuetaan muiden yksiköiden toimintaa ja vastataan hallinnollisista tehtävistä.

Hieman kärjistettynä, varsinkin hankintatoimen näkökulmasta, Suomenlinnan hoitokunta on puoliksi kiinteistönhuolto- ja puoliksi restaurointiyritys. Hoitokunnan yksiköissä on hankintaprosessin aikana käytössä monia järjestelmiä ja työkaluja sekä omasta takaa että valtion tuottamina palveluina. Kehittämisen kohteet ja puutteet sijoittuvat erityisesti hankintaprosessin loppuosaan eli tilaamiseen, toimitusvalvontaan, seurantaan sekä arviointiin liittyviin prosesseihin. 

Hoitokunnan hankintatoimea kehitetään aktiivisesti, ja parhaillaan hankinnan kohteena on uusi järjestelmä varastonhallintaan. Hoitokunnassa haluttiin peilata olemassa olevia toimintoja suhteessa alan uusimpiin innovaatioihin ja löytää sitä kautta potentiaalisia uusia toimintatapoja erityisesti kunnossapidon tarpeiden palvelemiseksi. Tarpeet lähtivät perustason toiminnoista eli esimerkiksi toimittajahallinnasta, kalustoluettelosta ja mobiilitekniikan hyödyntämisestä. 

Osana digisparrausta selvitettiin myös rajapintoja valtion tuottamien taloushallinnon palveluiden suuntaan. Varastonhallintaan liittyvien palveluntuottajien määrä on melko iso, ja markkinoilla on tarjolla lukuisia ratkaisuvaihtoehtoja erilaisilla painotuksilla. 

Sparraajan näkökulmasta kokonaiskuvan hahmottaminen keskeistä 

Vaikka hoitokunnan toimintaan liittyy Suomenlinnan luonteesta johtuvia erityistarpeita, ovat kiinteistönhuolto ja varastonhallinta tyypillisiä monissa kunnissa ja muissa hankintayksiköissä sekä yksityisellä sektorilla. Sparrauksessa pystyttiinkin hyödyntämään Osaangon kokemusta sekä yksityis- että julkisen sektorin kiinteistö- ja rakentamistoiminnan osalta että muissa julkisen sektorin hankkeissa tullutta kokemusta julkisen sektorin integraatioista, tiedonhallinnasta ja organisoinnista. 

Digisparrauksessa pyrittiin ensin hahmottamaan mistä toiminnoista ja toimijoista on tarkemmin kyse, ja mitkä ovat haasteet ja pullonkaulat toisaalta toiminnoille ja järjestelmille ja toisaalta hankintaprosessille. Julkisten hankintojen perusperiaatteiden, kuten kustannusarvioinnin, budjetin ja sitä kautta kynnysarvojen ja käytettävissä olevien hankintamenettelyiden, terävöittäminen oli sparrauksen alkuvaiheessa hyödyllistä. Toisaalta oli tärkeää tunnistaa, mitä järjestelmiä ja ratkaisuja oli jo nyt käytössä ja rakentaa niistä ymmärrys kokonaisarkkitehtuurista ja kohdista, joita voi ja kannattaa parantaa, vaikka sitten nykyisten järjestelmien paremmalla hyödyntämisellä. Sparrauksen myötä kokonaisuuden hahmottaminen olemassa olevista järjestelmistä, toiminnoista ja arkkitehtuurista parani, mikä helpotti osaltaan hankinnan valmistelua.

Hoitokunnassa tunnistetaan sparrauksen hyödyt

Digisparrauksen avulla saatiin tarkennettua varsinaiset tarpeet nopeasti. Heti ensimmäisten keskustelujen aikana käytiin läpi esimerkkejä siitä, miten samankaltaisia projekteja on toteutettu muiden toimesta ja mitä niistä tulisi oppia. Hankinnan suunnittelua ja valmistelua tukivat konkreettiset ideat uuden järjestelmän sulautumisesta viraston muihin palveluihin sekä tilannekatsaus ja keskustelut valtion talouspalveluiden kehityskohteista.  

Sparraus avasi hoitokunnalle selkeän näkymän kentälle palveluntarjoajien innovaatioiden suhteen, ja markkinoita lähestyttiin sparrauksen aikana toteutetun määrittelyn avulla. Hankinta pyritään aloittamaan maaliskuun aikana, ja tavoitteena on saada uusi järjestelmä käyttöön kesään mennessä.

 

Kirjoittajat

Aleksi Pulli työskentelee Suomenlinnan hoitokunnan hankintatoimessa varastomestarina. Hänellä on toistakymmentä vuotta työkokemusta logistiikan palveluissa yksityisellä sektorilla mm. meriteollisuuden pakkauspalvelujen sekä vaarallisten aineiden käsittelyn parissa.

Marjukka Niinioja on Osaangon perustaja ja yksi API-talous 101 -kirjan kirjoittajista sekä kehittänyt avoimen, kansainvälisesti käytetyn APIOps Cycles menetelmän. Hänellä on kokemusta julkishallinnon hankinnoista sekä hankkijana että tarjoajana. Marjukan viimeaikaiset projektit ovat keskittyneet digisparrauksiin, API- ja alustatalouden verkkokoulutusten kehittämiseen, liiketoimintamallien suunnitteluun, lakimuotoiluun ja säännösten mukaiseen toimintaan datahubeissa ja muilla alustoilla. Marjukka auttaa mielellään sekä strategian, toiminnan että tekniikan sparrauksella organisaatioita edistämään digitalisaatiota.