200 näkemystä julkisiin hankintoihin 

Lähes kaksi vuotta sitten alkuvuodesta 2017  saimme Owal Groupissa työ- ja elinkeinoministeriöltä huippumielenkiintoisen toimeksiannon: pääsimme mukaan vauhdittamaan julkisia hankintoja kohti innovatiivisten hankintojen viiden prosentin osuutta. Alusta lähtien oli selvää, että työtä tehdään paitsi valtion hallinnonaloille myös heidän kanssaan. Ensitöiksi lähdimmekin tapaamaan kaikkia hallinnonaloja ja luomaan ymmärrystä näiden nykytilasta sekä tarpeista. Tapasimme kaikkia hallinnonaloja ja kartoitimme ministeriöiden ja virastojen toiveita, tuen tarpeita sekä mahdollisuuksia innovatiivisille hankinnoille - sekä tietysti hyviä käytäntöjä ja innostavia esimerkkejä! 

Innovatiivisten hankintojen toimenpideohjelma

Osallistavan työn kautta luotiin konkreettinen toimenpidesuunnitelma innovatiivisten hankintojen kehittämistueksi valtionhallinnossa. Valtionhallinnon innovatiivisten julkisten hankintojen vauhdittamisen toimenpidesuunnitelma sisältää 14 toimenpidettä, jotka jakautuvat neljään kategoriaan: johtamiseen, tiedon jakamiseen, osaamisen kehittämiseen ja konkreettisiin työkaluihin kuten riskien hallinnan työkaluihin. Eniten toimenpiteitä on johtamiseen liittyen – teema on korostunut läpi hanketyön. Johtamisella luodaan rohkeutta ja tilaa tehdä hankintoja uudella tavalla, ja tärkein vauhdittaja uudenlaisten toimintatapojen juurruttamisessa onkin kannustus. Saamamme viesti oli selvä: konkreettisia työkalujakin tarvitaan, mutta uudenlaisia hankintamenetelmiä tukeva ilmapiiri mahdollistaa jo suuren muutoksen. 

Toimenpidesuunnitelma ei jäänyt pelkäksi paperiksi vaan hankkeen toinen vaihe vuonna 2018 keskittyi suunnitelman käytäntöön viemiseen. Toisessa vaiheessa hallinnonalat haastettiin miettimään, mitä toimenpiteet voivat tarkoittaa heidän kohdallaan. Toimeenpanon tueksi tarjosimme tukea ja sparrausta, joka räätälöitiin hallinnonalan tarpeiden mukaisesti. Iloksemme tähän myös tartuttiin ja saimme mielenkiintoisia toimeksiantoja yksittäisten hankintojen sparrauksesta osaamiskartoituksiin. 

Intoa on, jakamista kaivataan

Hanke oli palkitseva. Tapasimme varovaisen arvion mukaan noin 200 ihmistä ja saimme kuulla, miten laajalla rintamalla hankintojen strategisuutta jo edistetään. Keskustelut olivat antoisia ja kuvastivat hyvin, mitä innovatiiviset hankinnat voivat eri hallinnonaloilla tarkoittaa. Pääsimme esimerkiksi kuulemaan, millaisista lähtökohdista viranomais-dronea kehitetään tai mihin tarpeisiin älysellin tulisi vastata. Mielenkiintoisten toimialakohtaisten esimerkkien lisäksi pääsimme mukaan kaikkia hallinnonaloja koskevaan kehitystyöhön esimerkiksi valtioneuvoston hankintaohjeiden päivityksellä. Hankintaohjeen päivitys oli opettavaista ja palautti ydinasian äärelle: miettimään, mitä innovatiivisuus voi missäkin hankintaprosessin vaiheessa tarkoittaa, ja miten innovatiivisuudelle jätetään tilaa.  

Innovatiivisten julkisten hankintojen toimenpidesuunnitelma oli hyvä läpileikkaus käynnissä oleviin lukuisiin toimiin. Hanke tavoitti kaikki hallinnonalat ja osallistuminen työhön oli poikkeuksellisen aktiivista. Parhaiten meille onkin jäänyt mieleen innostus ja kiinnostus. Intoa hankintojen uudenlaiseen toteutukseen on, nyt tarvitaan vain kokemuksien ja oppien systemaattista jakamista, jotta ensikertalaisenkin tai harvemmin hankintoja tekevän on helppo tarttua teemaan. Konkreettiset esimerkit madaltavat kynnystä hankintojen kehittämiseen ja avaavat paremmin, mistä innovatiivisissa hankinnoissa on kyse – vuoropuhelusta ja yhdessä tekemisestä. 

Owal Group toteutti työ- ja elinkeinoministeriön toimeksiannosta innovatiivisten julkisten hankintojen toimenpidesuunnitelman vuosina 2017-2018. 

Katso videolta Sallan ja Mian haastattelu (2:20min)